Referat Generalforsamling i Made in Sønderborg

 11.03.2021 kl. 19.00 – 21.00 på Teams

Til stede: Anne Abild Poulsen og Åse Ditlefsen Ferrão (Sønderborg Kommune), Preben Thorsen, Thomas Møller Andersen, Jens Madsen og Carsten Adamczyk (medlemmer af Made in Sønderborg), samt Sascha Ramisch og Birgitte Genster (studerende fra EASV).

Referent: Birgitte Genster

Dagsorden:

1) Valg af dirigent: Anne Abild Poulsen blev valgt som dirigent

2) Styregruppens beretning: Preben Thorsen aflagde beretning fra styregruppen: 2020 har været præget af få møder i styregruppen, ingen fysiske møder pga Covid-19, hvilket har gjort det vanskeligere at markedsføre foreningen via arrangementer m.m. Arbejdet i foreningen bærer præg af, at få medlemmer ”bærer” foreningen, og at få medlemmer tager initiativ. Det gør, at arbejdet i foreningen er ”op ad bakke”. Der er for få medlemmer, der mangler engagement og idéer fra medlemmerne, især står logistik-delen fortsat åben, ligesom der var mange gode idéer fra studerende fra EASV i efteråret, som ikke er blevet til noget. Der mangler tilbagemeldinger fra arbejdsgrupperne nedsat i foreningen. I forhold til Torvedage har Anne og Åse trukket læsset. Vi skal bruge torvedagene til bl.a. at få presseomtale. Tak til Anne for energien – Anne er nok årsagen til at foreningen består endnu. HUSK: det er medlemmerne der er foreningen, ikke styregruppen! Preben vil gerne fortsætte i styregruppen. Covid-19 har gjort arbejdet svært, men det er ikke kun Covid-19 der gør det svært, det er også det manglende engagement i foreningen.

3) Aflæggelse og godkendelse af det reviderede årsregnskab for det forløbne år: Åse (revisor) gennemgik regnskabet, som blev godkendt.

4) Aflæggelse og godkendelse af styregruppens forslag til kontingent og budget for det kommende år: Kontingent blev aftalt til 120 kr. pr år. Opkrævning for 2021 sendes ud sammen med referatet (Anne). Kontingent skal indbetales via MobilePay: 9115WE.

      4a) Kontingent drøftes og besluttes af de tilstedeværende medlemmer: I drøftelsen indgik bl.a., at foreningen ikke har udgifter udover drift af hjemmeisen og at 800 kr. derfor kan virke som et stort beløb. På grund af dette og for lettere at kunne tiltrække nye medlemmer blev det besluttet at årskontingent skal være på 120 kr.

5) Behandling af indkomne forslag: der var ingen indkomne forslag

6) Valg af styregruppe: Preben Thorsen og Jens Madsen forsætter. Thomas Møller Andersen er nyt medlem af styregruppen. Styregruppen vil gerne have et medlem mere. Ved interesse kan Preben Thorsen kontaktes.

6a) Valg af kasserer: Anne Abild Poulsen blev valgt til kasserer (er medlem fra 11.03.2021)

6b) Valg af en suppleant: Suppleant er fremover Carsten Adamczyk

7) Valg af en revisor: Åse blev atter valgt til revisor

8) Drøftelse af navn/struktur og vedtægter ift. hvem der kan blive medlem: Der blev drøftet en del frem og tilbage. Preben har startet ”Made in Sønderjylland”, som er tænkt som et forum for aktører i fødevarebranchen i bl.a. Tønder, Aabenraa, Haderslev og Sønderborg kommuner. Der var drøftelser i forhold til geografisk udbredning, men der synes at være enighed om, at Made in Sønderborg fortsat skal være lokalt forankret i Sønderborg kommune, så der ikke ”gabes over for meget”. Der blev også talt om, at foreningen jo kun er 1 år gammel og at der formentlig vil gå nogle år, før den kommer rigtigt i gang.

9) Eventuelt: Der blev drøftet bl.a. hvordan der kan tiltrækkes nye medlemmer. Der kan bl.a. fokuseres på at nye medlemmer kan være med i opstartsfasen og dermed være med til at sætte retningen for foreningen, muligheden for at netværke med andre fødevareproducenter m.m. Der er også mulighed for at tiltrække støttemedlemmer, når kontingensen er nedsat til 120 kr. pr år. Hjemmesidens layout drøftet. Der skal laves fornyelse. Preben vil kontakte alle medlemmer i forhold til at få hvert enkelt medlems historie på hjemmesiden. Muligheden for et Årshjul/årskalender blev drøftet. Dette skal være en samling af alle medlemmernes deltagelse i arrangementer også udenfor foreningen. Logistik blev drøftet. Anne vil tage kontakt til Torben Frost. Der iværksættes et månedligt møde, online p.t., af ½ times varighed, hvor medlemmerne kan drøfte stort og småt og evt. kan udefrakommende inviteres til at holde oplæg/diskussion. Første gang mødet afholdes vil være 30.03.2021 kl. 19.30 – 20.00, hvor også Torben Frost muligvis deltagere. Anne vil sende indkaldelse og kontakte Torben Frost.

Dato: 09.11.20

Til stede: Iver, Jens, Anne, Åse, Preben – derudover deltog gæster fra EASV

Referant: Anne Abild Poulsen

-         Undersøgelse blandt restaurationer og lokale fødevarer, herunder book en mark

Vi skal have skrevet ud til de som har givet sig til kende med mail – information om made in sønderborg, 8 stk. – invitere til møde + 11 stk

Rykke på book en mark i januar/februar sammen med Tønder.

Send undersøgelse ud til EASV og resten

-         Status og evaluering på 6400Torvedag

Enig omkring forsat at koordinere torvedagene overdrager, køre af sig selv om lørdagen

Big baller, traktorer, udskæring af græskar, brandværnet, politiet, kokke der laver mad (EUC) – Vil Preben gerne, noget der trækker nogen til, invitere andre med som er relevant, naturstyrelsren, naturvejlederne, spejderne

Møde inden vi starter op – næste år

Preben har nogen fra Aabenraa og Haderslev der gerne vil være med

Må det være uden for Sønderborg Kommune men samtidig gøre plads til dem fra lokalområdet

Hvordan kan vi få det markedsført bedre?

Send evaluering om 6400Torvedag ud

-         Nyt om logistikløsning

Logistikløsning delt i to – restaurationer/cateringfirmaer/slagtere og offentlige køkkener.

Køl er vigtigt ift. det sted hvor det skal pakkes på 3. lokation for andre fødevareproducenter

Det pakket og køres direkte

Både Jens og Henrik har masser af plads til køl og andre varer

-         Eventuelt

Nyt nyhedsbrev om hvad der rører sig – december med inviation til møde i januar

Mulighed for at invitere et andet fødevarenetværk til møde

Januarmøde med program og producent/aftager møde?

-         EASV

Sønderborg Kasse med forskellige varer – skiftes til at pakke og afhente kassen

Udnyt gratis reklame fra Alsik – kokken på toppen – handler hos Ryesminde, Stevninggaard, Dubeck, Hviids honning, en producent der laver noget til dem

Jesper Kock udtalelse til Made in Sønderborg?

Luksus-menu – kassen, hvad skal I nyde?

Events og temaaftenener; rist kaffe, vinsmagning, få det bedste ud af dine grøntsager, bustur rundt ved producenterne og slutter af på restaurant der er medlem – smager på råvarerne. Turistkontoret – og LOF.

Bustur – betaler for en pakke med varer. Menu med eftermiddagsoptakt. + 100 kr. for middagen.

Hvilket segment vil vi arbejde med – og hvad vil vi have ud af det? Turister? Pensionister?

Referat for styregruppemøde i Made in Sønderborg

Dato: 11.06.20

Tilstede: Iver Dall, Preben Thorsen, Christina Carstensen, Anne Poulsen og Åse Ferrão

Referent: Anne Poulsen 

Status på 6400Torvedage

• Vibegaard og Als risteri taler Preben med
• Sønderborg Destillery – Anne har skrevet til dem  
• Als Pølser? – Anne har skrevet til dem
• Slagter Nielsen? – Anne har skrevet til dem
• Højer Pølser – Anne kontakter dem når hun har hørt fra Als og Slagter Nielsen
• Holm pølser har grillet ringriddere ved keller og co? Men Jørgen har sagt nej tak til Anne
• Naturmælk? – Anne har skrevet til dem
• Grønne bakken – Anne har skrevet til dem
• Forpligte sig til torvedag som medlem?
• Et telt til de små producenter, gratis. 3-4 om teltet.
• Koste noget at være med næste år.
• Vafler og pandekager?
• Facebookgruppe med 6400Torvedage
• Preben og Christina vil gerne hjælpe før og efter.

• Sten til torvedage

Snak om logistik løsning (fooducer, Ny gasa)

• Mulighed for at flette det sammen med værkstedet ved Kasernen?
• Logistikløsning med flere ejere/andelsforening?
• Bygning som hub, hvor man leverer ind.
• Flexjobber til at stå der – Social økonomisk virksomhed
• Åbent 9-11 hvor de handler virksomhederne
• Der kan søges LAG midler
• Carsten Elholm, Jens Madsen, Henrik Hestehavegaard, Torben Frost,
• Hvad siger aftagerne?
• Det er et fjernlager, selv vedligeholde og aflevere
• Har sine egne reoler og varer
• Kan Carstensens Tehandel og Iver Dall/Domaine Nyballe komme ind som frivillig leverandør?
• BMC fonden har købt værkstedet ved kasernen, lokalt fødevare hub
• Kontakt til Peter Mads Clausen - info@bmcfond.dk
• Betaler Henrik for lagerpladsen, som så betaler for flexjobberen
• Hvad med Det Sønderjyske Køkken?
• Arrangere møde efter første torvedag

Logo (Jeppe Nedergaard)

Vi summer lige over det

Henvendelse fra EASV om forløb fra 1 sep. og evt. praktikant(er)

Det går vi med, hvad med Alsion? Christina har kontakt.

Anne har dog efterfølgende fundet set at ovenstående kontakt også er fra EASV. 

Indmeldelse af medlemmer

• Indmeldelsesblanket laver Anne
• Kontakt Preben og kom på hjemmesiden
• Preben begynder at tage fat på nye medlemmer  
• Arrangere morgenmøder

Økonomi, mobilepay box

• Iver har talt med banken og de skal have 3-400 kr. i kvartalet
• MobilePayBox kan have 30.000 kr. årligt. Gebyr på 450 kr. årligt.
• Iver opretter boxen –
• CVR nr. oprettes – adresse? Iver opretter
• Skal ikke betale moms med omsætning under 50.000 kr.
• Medlemmerne skal kunne trække kontingentet fra

Hjemmeside

• Hjemmesiden er under opbygning – skal tilføjes på forsiden ASAP!

• Skypemøde med Fooducer om muligheder

• Preben giver Anne adgang til hjemmesiden

• Peter Bjerke har Christina snakket med, han kigger på det!

• Anne bestiller Kommunes fotograf til Torvedagene?

• Alsion hjemmeside, kontakt fra Christina

• Tour de France

• Hotpots med madboder med hhv. 5.000 og 7.500 i Gråsten, Dybøl, Sønderborg Ø

• Genforeningen 2021

• Madboder og producenter og kokkedyst?

• Vand og strøm

Referat for stiftende generalforsamling

d. 13 maj 2020 kl. 19.00-21.00

1.     Valg af ordstyrer

Anne valgt

2.     Valg af referent

Anne valgt

3.     Registrering af fremmødte

Deltagere: Anne Abild Poulsen, Åse Ditlefsen Ferrão, Preben Thorsen, Iver Dall, Jens Madsen, Christina Christensen, Sigrun Asgeirsdottir, Anette og Jacob Hougaard, Paul Loichtl

4.     Valg af stemmetællere

Valg gennemføres via doodle

5.     Gennemgang af vedtægter – godkendt

Iver har to rettelser:

§ 7, Stk. 3 ændres til mindst 4 ugers varsel fra 2 uger. Forslag 2 uger før, endelig dagsorden 1 uge før.

§ 5, Stk. 2 ændres til: Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest seks uger efter, at kravet er modtaget. Indkaldelse skal ske med mindst fire ugers varsel. Reglerne om indkaldelsesmåde og generalforsamlingens gennemførelse gælder i øvrigt på samme måde som for ordinær generalforsamling.  

6.     Fastsættelse af kontingent

Afstemning foretaget og kontingent er langt på 800 kr. (500 kr. for 2020) overføres til konto, så snart denne er oprettet. Medlemmerne orienteres pr. mail.

7.     Afstemning om vedtægter

Vedtægterne er godkendt

8.     Valg af styregruppe (konstituerer sig selv)

Jens Madsen, Iver Dall, Preben Thorsen og Christina Christensen er stillet op og valgt ind

9.     Valg af revisor og revisorsuppleant

Åse valgt, Anne er suppleant. Åse og Anne er ikke medlemmer af netværket.

10. Drøftelse af og valg til aktivitetsgrupper:

-       Markedsføring inkl. sociale medier: oprette og administrere facebooksider og/eller grupper samt sørge for at markedsføre netværket på diverse offline og online medier.

Gruppe: Jens, Iver, Preben, Sigrun

-       Hjemmeside: Administrere og redigere hjemmeside, skaffe fotos, skrive tekster mm.

Gruppe: Preben og Anne

-       Events (herunder Torvedag): Koordinere og arrangere event for netværket.

Gruppe: Paul, Jens, Sigrun, Christina

-       Netværksmøder: Koordinere og arrangere kommende netværksmøder for medlemmer.

Gruppe: Christina og Anne

-       Logistikløsning: Undersøge og afdække muligheden for logistikløsning for lokale fødevarer evt. med eksterne samarbejdspartnere.

Gruppe: Jacob, Iver og Anne

11. Eventuelt (Under 'eventuelt' kan der ikke sættes forslag under afstemning.)

Torvedage

Opstart skydes til d. 4 juli 2020 grundet COVID-19

Modtaget 60.000 til opstart

Fødevarenetværket overtaget konceptet efter 2020

Anne sender retningslinjer ud også ift. COVID-19

Der skal oprettes facebookside til torvedagene

Sønderborg Food Truck vil gerne være med – Preben sender kontakt

Styregruppen beslutter ift. CVR og konto i bank

Mobilepay-box ift. konto – hvad siger banken? Anne og Åse kigger på mobilepaybox

CVR oprettes

Oplæg på første bestyrelsesmøde ift. hvordan kontingent betales

Hjemmesiden

Preben skal have vedtægter og referater til hjemmesiden

Medlemmer kan sende info og billeder hvis de ønsker at optræde på hjemmesiden

SDU kan kontaktes ift. hjemmeside og sociale medier – Christina har kontakt JARNE WILHELM BEUTNAGEL jwb@easv.dk

Anettes søn kan hjælpe til med hjemmeside også

Anne sender datoer for torvedag til eventsiden

Presse

Anne laver udkast til pressemeddelelse – udsendes af styregruppen

Facebookside oprettes til netværket

Flyers evt. laves til at informere om foreningen

Alle skal bruge deres facebook-kontakter og dele

Logistikløsning

Kan SDU tænkes ind?

Anne har haft kontakt til Torben Frost fra DinGaardbutik ift. løsning

Næste møde i styregruppen

Næste bestyrelsesmøde er den 3 juni kl. 19 i vinhuset ved Iver fra Styregruppen.

Nyballe 2-4 i Skelde tel. 23115058

Foto

Peter Bjerke fotograf tager gratis billeder, Christina hører ham ad.

Jens må bruge de billeder som han har taget til Alsik.

Anne kan også tage billeder.

Netværksmøder

Kan foregå ved forskellige aftagere og markedsføre denne

LOGO

Preben har lavet udkast

Jeppe Nedergaard evt.? Han har lavet til torvedagen. Anne kontakter, har kontakt.